マンション売却の必要書類｜媒介契約から確定申告まで段階別に一覧（管理・修繕書類も）

マンションを売ると決めてから引き渡しまで、必要な書類は場面ごとに入れ替わります。手元にある書類だけでは足りず、役所や法務局、金融機関、そして管理組合や管理会社から取り寄せるものも多く、これらは申し込んだその日には揃いません。売却を決めたら、早めに準備を始めておくことが遅れを防ぐ近道です。

この記事では、マンション売却の必要書類を、媒介契約から確定申告までの各段階で「いつ・何を・どこで用意すればよいか」を段階順に整理します。あわせて、マンションならではの管理・修繕関係の書類や、逆に一戸建て・土地では要るけれどマンションでは通常不要な書類の見分け、相続やローン残債、権利証の紛失といった場面への対処まで、中立の立場で確認できます。

マンション売却で段階ごとに入れ替わる必要書類の全体像

マンション売却の必要書類は、媒介契約・売買契約・決済引き渡し・確定申告という4つの段階で入れ替わり、渡す相手も入手先もそれぞれ異なります。

まずは全体を俯瞰する地図として、主な書類がどの段階で必要になり、どこで手に入るのかを一覧で示します。段階が進むほど、手元にある書類だけでなく、役所や法務局が発行する公的書類の比重が増えていきます。

表のとおり、序盤の媒介契約では自宅にある書類が中心です。一方で決済や確定申告に近づくにつれ、市区町村や法務局に足を運んで取り寄せる書類が増えていきます。取り寄せには時間がかかるものもあるため、どの段階で何が要るのかを先に把握しておくと、直前になって慌てずにすみます。

なお、マンションの査定を依頼する段階でも、間取り図やローン残高の分かる書類などがあると話が早く進みますが、それらは売り出し前の準備にあたります。査定のためにそろえる書類はこの記事では扱わず、ここからは、売却が本格的に動き出す媒介契約より後の段階に絞って、マンションを売るときの書類を整理します。

また、マンションの売却では、これらの共通する書類に加えて、管理規約や修繕の状況を示す管理・修繕関係の書類が別途必要になります。この点はマンション特有の準備にあたるため、次の章であらためて取り上げます。

非公開: 不動産売却の基本｜方法・流れ・費用・税金から媒介契約まで解説

媒介契約・販売活動でマンションを売るときの書類

マンションの媒介契約とその後の販売活動で不動産会社に渡す書類は、自宅に保管されているものが中心です。ただし手元に見当たらないものは、法務局や市区町村で取り寄せる必要があり、その場合は取得の時間も見込んでおきます。マンションでは、これに加えて管理組合や管理会社から取り寄せる管理・修繕関係の書類も準備の対象になります。

媒介契約時に用意する書類

マンションの媒介契約を結ぶ段階では、本人確認書類のほか、その住戸の権利や物件情報を示す書類を用意します。

用意するのは主に次の書類です。

• 本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）
• 登記済証（権利証）または登記識別情報通知
• 固定資産税納税通知書
• 購入時のパンフレットや間取り図面

このうち登記済証と登記識別情報通知は、名前が違うため別物に見えますが、果たす役割は同じです。2005年（平成17年）に施行された不動産登記法の改正でオンライン申請の仕組みが導入され、これを境に、それまでの登記済証（権利証）に代わって登記識別情報通知が発行されるようになりました。改正前に取得したマンションなら登記済証、改正後なら登記識別情報通知が手元にある、という違いです。敷地権付きの区分建物では、専有部分と敷地権を一体のものとして扱う登記識別情報が交付されているのが一般的です。

出典: 法務省 新不動産登記法Q&A

どちらも紛失しても再発行はされません。手元に見当たらない場合は、決済までに対処が必要になりますが、その方法は状況に応じて変わります。

なお、登記済証や納税通知書が見つからないときでも、マンションの権利関係は登記事項証明書で確認できます。登記事項証明書は法務局で誰でも取得でき、オンラインでの請求にも対応しています。固定資産税の額を確認したい場合も、市区町村で課税明細を取り直せます。

登記事項証明書は、請求のしかたで手数料が変わります。法務局の窓口や郵送で書面請求すると1通600円、オンラインで請求して郵送で受け取ると520円、オンラインで請求して窓口で受け取ると490円です（令和7年4月1日から。1通50枚まで）。オンライン請求のほうが安く、法務局へ行く必要もありません。

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販売活動で買主に示す書類（マンションで用意するもの・しないもの）

販売活動の段階では、買主にマンションの状態を正しく伝えるための書類を準備します。マンションで中心になるのは、次の2点です。

• 物件状況報告書（告知書）
• 付帯設備表

物件状況報告書と付帯設備表は、雨漏りの有無や、給湯器・エアコンなど設備の不具合を売主が申告する書類で、通常は不動産会社の様式に沿って自分で記入します。マンションでも、専有部分の状態や付帯設備を買主へ伝えるために必要になります。

一方で、一戸建てや土地の売却でよく挙がる書類のなかには、マンションでは売主が用意しなくてよいものがあります。地積測量図・境界確認書や、境界を確定するための測量は、主に土地・一戸建ての売却で必要になる準備です。土地家屋調査士による隣地の立ち会いを要し、時間も費用もかかります（費用と期間を集計した公表値は見当たりません）。敷地を全区分所有者で共有する分譲マンションでは、売主が個人でこれらを用意する必要は通常ありません。マンションの売主は、この準備を負わずに済みます。

なお測量費は、譲渡所得の計算で譲渡費用に入れられる費目です（国税庁の説明では「土地や建物を売るために直接かかった費用」として仲介手数料・測量費・印紙代・立退料・取壊し費用などが挙げられています）。ただし一次情報の文言も土地の売却を前提にしており、マンションでは通常発生しません。ただしマンションでの発生可否を一次情報が明示している箇所はないため、「発生しません」と断定はしません。

出典: 国税庁「No.3202 譲渡所得の計算のしかた（分離課税）」

建築確認済証・検査済証は、手元にあれば買主へ示しますが、無くても市区町村で取得できる代替書類などで対応でき、戸建てほど中心的な準備ではありません。

ただし、敷地権化されていない旧法のマンションなど、権利の形が一般的な分譲マンションと異なる場合は、この限りではありません。土地・敷地に関する書類の扱いが変わることがあるため、個別の確認が必要です。

土地の書類の代わりに、マンションで用意したいのは、管理と修繕の状態を示す書類です。次に、その中身を見ていきます。

マンション特有｜管理・修繕関係の書類

マンション（区分所有建物）の売買では、戸建ての売却にはない管理・修繕関係の事項が、買主への重要事項説明に加わります。

この重要事項説明は、宅地建物取引業法35条にもとづき、仲介する宅地建物取引業者が行う義務です。売主は、その説明のもとになる管理規約や管理費・修繕積立金、長期修繕計画などの書類・情報を用意・提供する立場にあたります。

売主側で用意・提供しておくと、重要事項説明や買主への引き継ぎが進みやすい代表的な書類は、次のとおりです。

• 管理規約・使用細則（駐車場やペット飼育などの各種ルールを定めたもの）
• 管理費・修繕積立金の額と、滞納の有無が分かる書類
• 長期修繕計画書
• 大規模修繕の履歴（過去の共用部分の修繕実施状況）
• 総会議事録（総会や管理体制の裏付けとなる書類）
• 管理組合・管理会社が発行する「管理に係る重要事項調査報告書」

このうち「管理に係る重要事項調査報告書」は、管理費・修繕積立金や滞納の状況、長期修繕計画の有無、大規模修繕の実施状況などをまとめて記載する、マンション売買実務の中核となる書類です。上に挙げた項目の多くを、この1通でまとめて確認できます。

これらはいずれも、管理組合や管理会社から取得するもので、売主が一から作成する書類ではありません。多くは管理会社へ依頼して発行を受けます。該当の有無や取得にかかる日数は物件ごとに異なるため、売却を決めたら早めに取得の可否を確認しておくと安心です。

こうした管理・修繕関係の書類は、共用部分や管理組合、修繕積立金といったマンション特有の仕組みに由来するもので、戸建ての売却では生じない準備です。一般に用意しておくと、重要事項説明や買主への引き継ぎが円滑に進みます。

出典: 国土交通省 重要事項説明の様式（第35条第1項関係）

出典: マンション管理業協会 管理に係る重要事項調査報告書作成に関するガイドライン

売買契約・決済・引き渡しで必要な書類

売買契約から決済・引き渡しにかけては、マンションの所有権を買主へ移す登記のために司法書士へ渡す書類が中心になります。分譲マンションでは、建物と敷地利用権が一体となった敷地権付き区分建物の登記として手続きが進むのが一般的です。これらの書類には有効期限が定められているものもあるため、取得のタイミングを決済日から逆算して考えることが大切です。

売買契約締結時に必要な書類

売買契約を結ぶ日に必要なものは、契約手続きに使う最小限の書類です。

用意するのは次のとおりです。

• 実印
• 本人確認書類
• 手付金の領収書の控え

契約時には売主と買主が売買契約書に署名し、実印を押します。買主から手付金を受け取ったら領収書を発行し、その控えを保管しておきます。この段階でマンションの売主が用意するものは多くありません。

決済・引き渡し・登記で司法書士に渡す書類

決済当日は、所有権移転登記を担う司法書士に対して、通常の決済で渡す標準セットとなる書類を引き渡します。

標準セットにあたるのは次の書類です。

• 登記識別情報通知（または登記済証）
• 印鑑証明書
• 住民票
• 固定資産評価証明書
• 委任状（司法書士への登記委任）

これらのうち、印鑑証明書は発行から3か月以内のものを求められるのが一般的です。所有権移転登記に添える売主（登記義務者）の印鑑証明書には、この期限が定められています。住民票は法律上の期限こそありませんが、現住所を証明する書類として、通常は同じく3か月以内など新しいものを求められる場面が多く見られます。書類ごとの有効期限を一覧にした公的な資料はありませんが、期限があるのは印鑑証明書のように「現在の状態を証明する書類」です。決済日が決まったら、司法書士に「どの書類をいつ取得すればよいか」を確認し、決済日から逆算して取りに行ってください。早く取りすぎると期限切れになり、取り直しの手間がかかります。

出典: 法務省 新不動産登記法Q&A

注意したいのが、登記簿に記録された住所や氏名が、現在の住所・姓と違うケースです。引っ越しや結婚で変わっている場合、登記名義人の変更経緯をつなぐために、住民票や戸籍の附票が別途必要になります。過去の住所や旧姓からのつながりを示す書類が求められるため、心当たりがあれば早めに確認しておきます。

なお、ここで挙げたのはあくまで標準的なケースの書類です。住宅ローンが残っていて抵当権を抹消する場合や、相続したマンションを売る場合には、この標準セットに追加の書類が上乗せされます。追加分が必要になる場面は、状況別の書類として後ほど整理します。実際にどの書類がいるかは物件や登記の状況で変わるため、迷ったら決済を担当する司法書士に確認すると安心です。

確定申告で必要になる書類

マンションを売却した翌年の確定申告では、売却でいくら利益（譲渡所得）が出たかを計算するための書類と、税の特例を使う場合の追加書類が必要になります。ここでは書類の要否と入手先を整理します。税額の計算方法や控除の細かな要件までは踏み込みません。

譲渡所得の申告に共通して必要な書類

売却益が出た人も、そうでない人も、譲渡所得の申告では共通してそろえる基本の書類があります。

共通して必要になるのは次の書類です。

• 確定申告書
• 譲渡所得の内訳書（土地・建物用）
• 売却時の売買契約書の写し
• 購入時の売買契約書の写し
• 取得費・譲渡費用が分かる領収書（購入時の仲介手数料、売却時の仲介手数料など）
• 登記事項証明書

譲渡所得は、売った金額から「取得費」と「譲渡費用」を差し引いて計算します。取得費とは、そのマンションを買ったときの代金や諸費用のことです。ここで鍵になるのが、購入時の売買契約書です。何十年も前に購入したマンションだと契約書を紛失していることもありますが、購入価格を証明できないと、取得費を売却価格の5%として計算する概算取得費が使われます。国税庁は、先祖伝来のものである、買い入れた時期が古いなど取得費が分からない場合にこの方法を案内しています。実際の取得費が売った金額の5%相当額を下回るときにも使えます。

どれだけ違うかを見ておきましょう。3,500万円で売れたマンションなら、概算取得費は175万円です。一方、実際に3,200万円（土地2,000万円・建物1,200万円）で買っていて所有12年なら、建物は減価償却で目減りするものの、取得費は3,000万円台になります。取得費が3,000万円近く違えば、そのまま課税される譲渡所得の差になります。

なお建物の取得費を出すときは、購入価格をそのまま使うのではなく、経過年数に応じた償却費相当額を差し引きます。計算式は「建物の取得価額 × 0.9 × 償却率 × 経過年数」で、鉄筋コンクリート造・鉄骨鉄筋コンクリート造の住宅（非業務用）の償却率は0.015です（法定耐用年数47年の1.5倍にあたる70年に対応する旧定額法の率）。差し引ける額は建物の取得価額の95%が限度です。

だからこそ、購入時の売買契約書は探す価値があります。手元になければ、購入した不動産会社や、住宅ローンを組んだ金融機関の返済予定表などから金額をたどれることがあります。購入時の契約書や領収書は、売却後の申告まで見据えて保管しておいてください。

出典: 減価償却資産の耐用年数等に関する省令 別表第七（e-Gov法令検索）／国税庁「No.3258 取得費が分からないとき」

書類の入手先を見ておくと、確定申告書と譲渡所得の内訳書は税務署や国税庁のサイトで入手でき、内訳書は確定申告書等作成コーナーでも作成できます。売買契約書や領収書は手元にあるもの、登記事項証明書は法務局で取得します。譲渡所得の内訳書の様式は年度によって変わることがあるため、申告の際は国税庁の最新年度の案内で確認してください。

出典: 国税庁 譲渡所得（土地や建物を譲渡したとき）No.1440

不動産売却の譲渡所得税の計算方法｜5つのSTEPとモデルケースで解説

特例（3,000万円控除など）を使うときの追加書類

3,000万円特別控除などの特例を使う場合は、共通の書類に加えて、特例ごとに定められた追加書類が必要になります。

追加で求められる書類は特例ごとに異なりますが、たとえば次のようなものがあります。

• 住民票の除票や戸籍の附票（旧住所からの居住を示すもの）
• 登記事項証明書
• 売買契約書の写し

これらは、特例を使う人だけに上乗せされる書類です。共通書類がそろっていても、特例の適用を受けるには別途この追加分を申告書に添える必要があります。たとえば居住用財産を売ったときの3,000万円特別控除では、譲渡所得の内訳書とあわせて、戸籍の附票の写しなどが求められます。

どの特例でどの書類が要るか、そもそも自分がその特例を使えるかは、適用要件によって変わります。要件は複雑で判断に迷う場面も多いため、特例を使う予定があるなら税理士に相談すると、書類の準備も含めて確実に進められます。

出典: 国税庁 マイホームを売ったときの特例（No.3302）

マイホーム売却の3000万円特別控除|要件・節税額・住宅ローン控除との比較

状況別に追加で必要になる書類

相続したマンションやローンの残るマンションを売るとき、あるいは権利証を紛失しているときは、これまで挙げた標準的な書類に追加分が上乗せされます。決済で司法書士に渡す標準セットに、状況に応じた書類が加わると考えると分かりやすいです。追加書類は取得に時間がかかるものが多く、早めの着手がスケジュールを左右します。

相続したマンションを売るときに追加で必要な書類

相続したマンションを売るには、まず亡くなった方から相続人へ名義を移す相続登記を済ませておく必要があり、そのための書類が加わります。

相続登記で追加になる主な書類は次のとおりです。

• 被相続人（亡くなった方）の出生から死亡までの連続した戸籍謄本
• 相続人全員の戸籍謄本
• 相続人全員の印鑑証明書
• 遺産分割協議書
• 固定資産評価証明書

被相続人の戸籍は、相続人が誰であるかを確定するために、生まれてから亡くなるまでの連続したものをそろえます。本籍地を何度も移していると複数の役所にまたがるため、収集に時間がかかりがちです。誰がどの財産を引き継ぐかを相続人全員で話し合った遺産分割協議書には、全員の署名と実印の押印、印鑑証明書の添付が必要になります。

ここで押さえておきたいのが、売る前提として相続登記が先に済んでいなければならない点です。相続登記は2024年（令和6年）4月1日から義務化され、不動産を相続で取得したことを知った日から3年以内に申請しなければなりません。正当な理由なく怠ると、10万円以下の過料の対象になります。売却を進めるうえでも、相続登記は先行して片づけておく手続きです。手続きが込み入り相続人の調整も伴うため、司法書士に相談しながら進めると滞りません。

出典: 法務省 相続登記の申請義務化に関するQ&A

住宅ローンが残るマンションの抵当権抹消に必要な書類

住宅ローンが残っているマンションを売るときは、ローンを完済して抵当権を抹消するための書類が加わります。

必要になるのは主に次の書類です。

• 返済予定表
• ローン残高証明書
• 抵当権抹消に必要な書類（金融機関が交付する弁済証書・登記識別情報・委任状など）

売却の流れとしては、決済で買主から受け取った代金でローンを完済し、それと同時に抵当権を抹消するのが一般的です。抵当権抹消の書類は、完済にあわせて金融機関から交付されます。この交付が決済日に間に合わないと、引き渡しそのものが滞りかねません。金融機関へ完済を申し出てから書類が交付されるまでの日数は金融機関によって違い、横断で集計した公表値はありません。完済の申し出をいつまでにすればよいかを、決済日が決まった時点で金融機関へ直接確認してください。

なお抵当権抹消にかかる費用は、登録免許税が不動産1個につき1,000円（登記事項証明書に載る不動産の個数×1,000円）、司法書士に依頼する場合の報酬が全国平均で17,470円です（日本司法書士会連合会のアンケート・令和6年3月実施・有効回答1,090）。この報酬は法定ではありません（報酬基準は平成15年に撤廃されています）。

出典: 登録免許税法 別表第一 一(十五)（e-Gov法令検索）／日本司法書士会連合会「報酬に関するアンケート」結果

権利証（登記識別情報）を紛失したときの対処と書類

権利証や登記識別情報通知を紛失していても、再発行はされないため、別の方法で本人確認をして登記を進めます。

登記識別情報を提供できない場合、代わりとなる方法は主に3つあります。

• 司法書士など資格者代理人による本人確認情報の提供
• 登記官からの事前通知
• 公証人による認証

決済の場面では、司法書士による本人確認情報の提供が使われることが多くなります。司法書士が売主と面談して本人であることを確認し、その情報を提供する方法で、事前通知のように待ち時間が生じず、決済に組み込みやすいのが理由です。ただし、この本人確認情報の作成には別途費用がかかります。日本司法書士会連合会のアンケートでは、本人確認情報を作成した場合の司法書士報酬は全国平均で94,887円でした。ただし司法書士の報酬基準は平成15年に撤廃されており、報酬は各事務所が定めます。決済を依頼する司法書士に、あらかじめ見積もりを取ってください。

なお、本人確認情報の提供と事前通知は、どちらも権利証がない場合の手段ですが、別の制度です。事前通知は、登記所が名義人の住所へ郵便を送り、本人からの返送で確認する方法で、返送までに一定の期間を要します。どの方法を使うかは状況によって変わるため、権利証が見当たらないと分かった時点で、決済を担当する司法書士に相談しておくと安心です。

出典: 法務省 新不動産登記法Q&A

まとめ:マンション売却の必要書類をそろえるなら、住み替えのトビラ

マンションの売却では、媒介契約から売買契約、決済、そして翌年の確定申告へと段階が進むごとに、必要な書類が入れ替わっていきます。序盤は手元の書類が中心ですが、段階が進むほど役所や法務局で取り寄せる公的書類の比重が増えていきます。

マンションならではのポイントは、管理・修繕関係の書類です。管理規約や使用細則、管理費・修繕積立金の額、長期修繕計画、大規模修繕の履歴、そして「管理に係る重要事項調査報告書」などは、戸建ての売却では生じない準備で、多くは管理組合や管理会社から取り寄せます。反対に、地積測量図や境界確認書といった土地の書類は、敷地を共有する分譲マンションでは通常、売主が個人で用意する必要はありません。要る書類と要らない書類を見分けておくと、準備に無駄がありません。

役所や法務局、金融機関、管理会社が発行する書類は、あなたが申し込んだその日には手に入りません。戸籍の収集や管理会社への発行依頼など、数週間かかるものもあります。売却を決めたら、どの段階で何が要るかを早めに把握し、逆算して動き始めることが遅れを防ぎます。相続やローンの残債、権利証の紛失といった事情がある場合は、標準的な書類に追加の準備が加わります。判断に迷う場面や手続きが込み入る場面では、司法書士や税理士など専門家の力を借りると、抜けや遅れなく進められます。

住み替えのトビラは、不動産仲介を持たない中立の立場で、複雑な情報でもわかりやすく届けていきます。